Actualmente la mayoría de nosotros almacenamos nuestros documentos digitales localmente, en la nube y en servidores conectados a una única red (los denominados NAS, del inglés network-attached storage).
Sin embargo, la digitalización de los documentos en papel no ha simplificado la tarea de archivarlos y almacenarlos. Más bien al contrario: guardar y organizar nuestros documentos digitales es quizás más complejo que antes.
Aunque los motores de búsqueda de archivos siguen mejorando, a fecha de hoy saber cómo organizar archivos digitales es una fuente de ventajas competitivas, porque, en pleno boom de la economía digital, el tiempo es oro.
Por eso, las empresas deben instaurar sistemas para mostrar cómo organizar archivos digitales que garanticen que toda su información esté ordenada y actualizada. También es importante no descuidar otras características de la gestión documental que hoy en día son fundamentales: la posibilidad de recuperar con facilidad versiones antiguas de determinados documentos digitales
el hecho de poder editar a distancia y de forma simultánea un mismo documento digital por parte de varias personas de un mismo equipo.
Existen muchos softwares en el mercado que facilitan organizar documentos digitales. Pero en este post queremos hablar de diez recomendaciones clave para saber cómo organizar documentos digitales que son independientes del software de gestión documental que se decida usar.
1. Establece un protocolo sobre cómo almacenar la información digital. Crea y difunde entre tus empleados un governance o unas reglas de juego sobre cómo organizar documentos digitales, abordando las normas específicas sobre cómo nombrar carpetas y archivos, alternar el uso local con el de la red o la nube, o llevar a cabo copias de seguridad.
2. Guarda todos tus documentos digitales en una misma carpeta. Por supuesto, con una estructura de subcarpetas. Guardar todos los documentos digitales de tu empresa en la carpeta raíz –referida a menudo como mi servidor o con un nombre similar-facilitará las búsquedas y la realización de copias de seguridad.
3. Utiliza nombres autoexplicativos. Es muy importante utilizar nombres autoexplicativos para organizar archivos digitales y las carpetas. Los acrónimos pueden parecer una buena idea para abreviar, pero para poder seguir interpretando su significado y jerarquía en el tiempo es importante recurrir a fórmulas descriptivas (clientes vigentes, clientes antiguos, facturas, ofertas, etc...).
4. Además de autoexplicativos, los nombres deben ser breve. Los nombres autoexplicativos deben de ser cortos. Aunque Windows permite nombres de carpetas y archivos de hasta 260 caracteres, sé breve: separa las palabras con guiones bajos, evita usar tanto acentos y caracteres incompatibles en otras plataformas (como la ñ, la ç o, a grandes rasgos, cualquier símbolo para el que tengas que recurrir a la tecla shift).
5. A mayor volumen de información, mayor necesidad de subcarpetas. Con el paso del tiempo, a medida que aumente el volumen de tus documentos digitales, aumentará también complejidad de cómo organizar los documentos digitales en las carpetas.
6. Codifica documentos digitales con la fecha invertida. Para organizar documentos digitales es recomendable codificar los nombres y que empiecen con la última fecha de edición invertida. Es decir, 20161204 para el 4 de diciembre de 2016. De este modo, al ordenar alfabéticamente una carpeta, ésta quedará automáticamente ordenada por fechas. Al final del nombre, también es recomendable incorporar los números de versión sucesivos (_v2, _v3, _v4...).
7. Guarda cada documento digital a su carpeta adecuada desde el inicio. Es importante organizar los documentos digitales bien desde el primer momento. No caigas en la tentación de guardarlos primero en local y luego moverlos a la carpeta que corresponda. Ese es un paso innecesario que, a menudo, termina conllevando la “desaparición” del documento en cuestión.
8. No borres nada. Para saber cómo organizar documentos digitales hay una regla de oro. No borres nunca nada. Crea subcarpetas con Versiones antiguas o Archivos inactivos cuando determinados documentos queden desactualizados. Nunca sabes si en otro momento, por el motivo que sea, los podrías volver a necesitar.
9. Se escrupuloso con tus copias de seguridad. Actualmente, las copias de seguridad pueden realizarse volcando periódicamente la información de un servidor NAS a una nube, o a un tercer soporte - como, por ejemplo, un disco duro extraíble. Otra opción es almacenar la información de la nube en algún dispositivo físico de tu propiedad.
10. Repasa semanalmente tu escritorio o tu carpeta local de documentos. El reto: dejarlos vacíos y traspasar todo su contenido a tu servidor, para que quede debidamente archivado en la carpeta que corresponda. Aunque no se suelen tener en cuenta, los costes de no encontrar la información adecuada en el momento en el que se necesita son enormes.
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